Esa distancia es la que hay entre enterarse de un cambio y hacer el trabajo de la forma nueva. Las personas aprenden un cambio en su primer intento real, y si ese intento sale mal, vuelven a lo que ya conocen. Una guía corta y diez minutos de práctica suelen bastar para que el primer intento funcione.

Una herramienta que ayuda

Apoyo en la Transición es una forma de actuar, y algunas herramientas pueden guiarla. Una de las más conocidas es “ADKAR”, el modelo de cambio de Prosci.

ADKAR nombra cinco cosas que una persona necesita para cambiar, una después de la otra. Conciencia (Awareness) es entender por qué el cambio es necesario. Deseo (Desire) es decidir participar. Conocimiento (Knowledge) es saber cómo hacerlo. Habilidad (Ability) es hacerlo en el trabajo real, y Refuerzo (Reinforcement) mantiene la forma nueva en su lugar.

Esta práctica cubre Conocimiento y Habilidad. El modelo es útil porque separa esas dos cosas. Una persona puede pasar por una formación completa y aun así bloquearse en la primera tarea real, así que el apoyo tiene que llegar hasta el momento de hacer.

Cuándo usarla

Úsala entre el anuncio y el primer día de la forma nueva. Sirve para cualquier cambio que les pida a las personas hacer algo distinto con sus propias manos, como una herramienta nueva o un formulario nuevo. Una señal común aparece justo después del anuncio, cuando alguien está de acuerdo con el cambio y luego pregunta: “¿Y dónde hago clic?”

Parte de la base de que las personas ya saben por qué ocurre el cambio. Cuando alguien sigue bloqueado después de la sesión en grupo, siéntate con esa persona a solas.

Cómo usarla

  1. Elige la primera tarea real que las personas harán de la forma nueva.
  2. Escribe una guía solo para esa tarea. Una página como máximo, con pasos numerados.
  3. En una reunión que el equipo ya tiene, pide que todos hagan la tarea una vez con la guía abierta.
  4. Observa dónde se detienen las personas y corrige la guía en el momento. La parte difícil es quitar las manos del teclado mientras ellas lo intentan.
  5. Diles dónde pueden pedir ayuda durante la primera semana.

Ejemplo

Un equipo de doce personas va a pasar sus reportes de gastos a una aplicación nueva el lunes.

Lo habitual “La nueva aplicación de gastos entra en vigor el lunes. El manual del proveedor está en la unidad compartida.”
La práctica “La nueva aplicación de gastos entra en vigor el lunes. Escribí una guía de una página para cargar un recibo. Carguemos cada uno un recibo real ahora mismo, y yo corrijo la guía donde no esté clara.”

Al final de la segunda reunión, las doce personas ya usaron la aplicación una vez, con algo real.

Frases que puedes usar

  • “Aquí tienes una guía de una página para lo primero que vas a hacer en el sistema nuevo.”
  • “Probemos juntos ahora, con un caso real.”
  • “¿Dónde te trabaste? Lo agrego a la guía.”
  • “Tú manejas, y yo observo.”
  • “Durante la primera semana, las preguntas van en este canal, y respondo el mismo día.”
  • Para quien lidera, cuando alguien lo hace: “Esa guía llevó a todo el equipo a través del primer intento. ¿Qué debería cubrir la próxima?”

Cómo saber si funcionó

Cuenta cuántas personas terminan la primera tarea antes de que acabe la reunión. Después, mira las preguntas que llegan durante la primera semana. Si son sobre casos poco comunes, lo básico quedó claro. Con el tiempo, las propias personas del equipo empiezan a escribir la guía rápida para el próximo cambio.

En un Track de Skill Deck sobre Gestión del Cambio, una persona puede elegir esta práctica, y las reuniones que ya tiene muestran cuándo la usa.

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