Eliminación de Barreras Estructurales

A veces las personas quieren la forma nueva, y las propias reglas de la empresa las empujan de vuelta a la vieja. Puede ser un plan de bonos, o un informe que todavía mide las prioridades del año pasado. Esta práctica encuentra esa regla y la cambia.

Una herramienta que ayuda

Eliminación de Barreras Estructurales es una forma de actuar, y varias herramientas pueden servirle. Una clásica es el “Análisis de Campo de Fuerzas” (Force Field Analysis), del psicólogo social Kurt Lewin.

La idea es que cualquier situación se mantiene en su lugar por dos conjuntos de fuerzas. Las fuerzas impulsoras empujan hacia el objetivo. Las fuerzas restrictivas sostienen las cosas donde están. Haces una lista de las dos, lado a lado, y entonces puedes ver contra qué se enfrenta el cambio.

En esta práctica, lee la columna de las fuerzas restrictivas y busca los elementos que son estructurales, como una regla o un incentivo. Esos son los que un líder puede eliminar con una decisión.

Cuándo usarla

Úsala cuando un cambio ya se entiende y se desea, y aun así la adopción se estancó. Presta atención al “me encantaría, pero” en las reuniones. Cuando el “pero” apunta a una regla y no a una persona, hay una barrera que eliminar.

Necesitas la autoridad para cambiar la regla, o una forma de llegar a quien la tiene. Cuando las personas todavía están aprendiendo a hacer lo nuevo, lo que necesitan es práctica, y ninguna regla tiene que cambiar.

Cómo usarla

1. Pregúntales a quienes hacen el trabajo qué hace que la forma nueva sea más difícil que la vieja.
2. Dibuja dos columnas en una pantalla compartida: lo que empuja a favor del cambio, y lo que lo frena.
3. Marca los elementos de la segunda columna que vienen de una regla o de un incentivo.
4. Elige el más pesado y cámbialo. Si no te toca a ti cambiarlo, llévaselo a quien pueda, con el costo por escrito. Renunciar a una regla que creaste tú es la parte difícil.
5. Anuncia la regla nueva y di qué cambio viene a ayudar.

Ejemplo

A un equipo de soporte le pidieron que escribiera artículos de ayuda para que los clientes puedan resolver solos los problemas simples. Tres meses después, casi no hay artículos. Al equipo todavía lo evalúan por los tickets cerrados por día.

El pedido no cambió entre las dos respuestas. La segunda arregla el marcador, y escribir un artículo deja de ser una penalización.

Frases que puedes usar

• “¿Qué hace que la forma nueva sea más difícil que la vieja?”
• “¿Hay algo en cómo los medimos que vaya en contra de este cambio?”
• “Esa regla tenía sentido antes. ¿Todavía nos ayuda?”
• “Eso lo puedo cambiar hoy. Dalo por hecho.”
• “Esa no me toca cambiarla a mí, así que la llevo a finanzas esta semana, con los números.”
• Para quien lidera, cuando alguien lo hace: “Encontraste la regla que estorbaba. ¿Cuál es la siguiente de tu lista?”

Cómo saber si funcionó

La adopción avanza en las semanas después de que cambia la regla, sin otro discurso sobre prioridades. Las personas también empiezan a señalar barreras por su cuenta, porque ya vieron desaparecer una. Con el tiempo, revisar reglas e incentivos pasa a ser parte de la planificación de cualquier cambio en la empresa.