Às vezes as pessoas querem o jeito novo, e as próprias regras da empresa as empurram de volta para o antigo. Pode ser um plano de bônus, ou um relatório que ainda mede as prioridades do ano passado. Esta prática encontra essa regra e a muda.

Uma ferramenta que ajuda

Remoção de Barreiras Estruturais é um jeito de agir, e várias ferramentas podem servir a ele. Uma clássica é a “Análise de Campo de Forças” (Force Field Analysis), do psicólogo social Kurt Lewin.

A ideia é que qualquer situação é mantida no lugar por dois conjuntos de forças. As forças propulsoras empurram em direção ao objetivo. As forças restritivas seguram as coisas onde estão. Você lista as duas, lado a lado, e aí consegue ver contra o que a mudança está lutando.

Nesta prática, leia a coluna das forças restritivas e procure os itens que são estruturais, como uma regra ou um incentivo. São esses que um líder consegue remover com uma decisão.

Quando usar

Use quando uma mudança já foi entendida e é desejada, e mesmo assim a adoção empacou. Preste atenção no “eu adoraria, mas” nas reuniões. Quando o “mas” aponta para uma regra e não para uma pessoa, existe uma barreira para remover.

Você precisa ter autoridade para mudar a regra, ou um jeito de chegar a quem tem. Quando as pessoas ainda estão aprendendo a fazer a coisa nova, o que elas precisam é de prática, e nenhuma regra precisa mudar.

Como usar

  1. Pergunte a quem faz o trabalho o que deixa o jeito novo mais difícil que o antigo.
  2. Desenhe duas colunas numa tela compartilhada: o que empurra a favor da mudança, e o que a segura.
  3. Marque os itens da segunda coluna que vêm de uma regra ou de um incentivo.
  4. Escolha o mais pesado e mude. Se não cabe a você mudar, leve para quem pode, com o custo por escrito. Abrir mão de uma regra que você mesmo criou é a parte difícil.
  5. Anuncie a regra nova e diga qual mudança ela está ali para ajudar.

Exemplo

Pediram a um time de suporte que escrevesse artigos de ajuda para que os clientes resolvam problemas simples sozinhos. Três meses depois, quase não existe nenhum artigo. O time ainda é avaliado pelo número de chamados fechados por dia.

O jeito de sempre “Preciso que todo mundo arranje tempo para os artigos de ajuda. É prioridade.”
A prática “Pedimos que vocês escrevessem artigos de ajuda, e continuamos contando só os chamados fechados, então cada artigo custa pontos no placar de vocês. A partir deste mês, um artigo publicado vale cinco chamados.”

O pedido não mudou entre as duas respostas. A segunda conserta o placar, e escrever um artigo deixa de ser uma penalidade.

Frases para usar

  • “O que deixa o jeito novo mais difícil que o antigo?”
  • “Tem alguma coisa no jeito como a gente mede vocês que trabalha contra essa mudança?”
  • “Essa regra fazia sentido antes. Ela ainda ajuda a gente?”
  • “Isso eu consigo mudar hoje. Pode considerar feito.”
  • “Essa não cabe a mim mudar, então vou levar para o financeiro esta semana, com os números.”
  • Para quem lidera, quando alguém faz isso: “Você achou a regra que estava atrapalhando. Qual é a próxima da sua lista?”

Como saber se funcionou

A adoção anda nas semanas depois que a regra muda, sem mais um discurso sobre prioridades. As pessoas também começam a apontar barreiras por conta própria, porque já viram uma desaparecer. Com o tempo, revisar regras e incentivos passa a fazer parte do planejamento de qualquer mudança na empresa.

Numa trilha do Skill Deck sobre Gestão de Mudanças, uma pessoa pode escolher esta prática, e as reuniões que ela já tem mostram quando ela a usa.

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