A decisão de mudar pode já estar tomada. Como a mudança vai funcionar no dia a dia muitas vezes ainda está em aberto, e é essa parte que deve ir para as mãos das pessoas que vão conviver com ela. Regras que um time escreve para si mesmo costumam ser seguidas sem que ninguém precise lembrar.

Uma ferramenta que ajuda

Engajamento na Cocriação é um jeito de agir, e há mais de um método por trás dele. Um método sólido é o “Processo Justo” (Fair Process), descrito por W. Chan Kim e Renée Mauborgne na Harvard Business Review.

O Processo Justo se apoia em três princípios, que as pessoas lembram como os 3 Es. O primeiro E é Envolvimento (Engagement): pedir a opinião das pessoas sobre decisões que as afetam e deixar que elas questionem as ideias que estão na mesa. O segundo é Explicação (Explanation): contar a todos por que a decisão final saiu do jeito que saiu. O terceiro é clareza de Expectativas (Expectation clarity): dizer quais são as novas regras depois que a decisão é tomada, para que as pessoas saibam o que se espera delas.

Esta prática vive principalmente no primeiro E. Os outros dois completam o trabalho, porque quem deu sua opinião quer saber o que aconteceu com ela.

Quando usar

Use antes de anunciar os detalhes de uma mudança, quando ela vai alterar o jeito como um time trabalha todos os dias. Você precisa de uma pergunta realmente em aberto, algo que ainda não decidiu.

Não use para pontos que já estão definidos. Pedir opinião sobre uma decisão fechada custa confiança. Diga com clareza o que está fixo e o que está em aberto, e as pessoas vão colocar a energia na parte em aberto.

Como usar

  1. Divida a mudança em duas partes: o que está decidido e o que o time ainda pode moldar.
  2. Leve o motivo da mudança e uma pergunta em aberto para uma reunião que o time já tem.
  3. Anote as respostas onde todo mundo possa ver, com as palavras de quem falou.
  4. Decida e depois explique o que você usou e o que deixou de fora. A parte difícil é usar uma resposta diferente da que você tinha em mente.
  5. Diga quais são as novas regras e quem faz o quê.

Exemplo

Uma agência vai passar os relatórios dos clientes de mensais para semanais em novembro.

O jeito de sempre “A partir de novembro, os relatórios dos clientes saem toda sexta. Aqui está o modelo.”
A prática “A partir de novembro, os relatórios dos clientes passam a ser semanais, porque dois clientes disseram que um mês é tempo demais para esperar. O dia e o formato ainda estão em aberto. O que um relatório semanal precisa ter para vocês levarem vinte minutos para escrever?”

Os relatórios continuam semanais. Na segunda versão, quem escreve escolhe o formato, e o modelo que sai da reunião é um que essas pessoas vão usar.

Frases para usar

  • “Esta parte está decidida. Esta outra está em aberto, e eu quero a ajuda de vocês nela.”
  • “O que faria isso funcionar para você numa terça-feira comum?”
  • “O que você precisaria ver para confiar no jeito novo?”
  • “Vamos escrever as regras juntos, aqui mesmo.”
  • “Isto é o que eu aproveitei das ideias de vocês, e isto é o que deixei de fora, e por quê.”
  • Para quem lidera, quando alguém faz isso: “Você deixou o time desenhar essa parte. O que eles trouxeram que você não teria pensado?”

Como saber se funcionou

Depois que a mudança entrar no ar, repare em quem explica as regras para uma pessoa nova. Se for alguém do time, usando palavras daquela reunião, o desenho é deles. Com o tempo, as pessoas passam a trazer as próprias perguntas em aberto quando uma mudança é anunciada.

Numa trilha do Skill Deck sobre Gestão de Mudanças, uma pessoa pode escolher esta prática, e as reuniões que ela já tem mostram quando ela a usa.

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