Renegociación Proactiva

El aviso llega con una fecha nueva que puedes cumplir. Un retraso hace más daño cuando llega por sorpresa. Si el equipo se entera con dos días de anticipación, puede mover una reunión o avisarle a un cliente. Si se entera cuando ya vence el plazo, no puede hacer nada de eso. Es el mismo retraso en los dos casos. Lo que cambia es cuánto margen tienen los demás para sortearlo.

Una herramienta que ayuda

Renegociación Proactiva es una forma de actuar, y más de una herramienta puede ayudar a sostenerla. Una que encaja bien es la de los “Acuerdos Impecables” (Impeccable Agreements), del Conscious Leadership Group. La encuentras en The 15 Commitments of Conscious Leadership, de Jim Dethmer, Diana Chapman y Kaley Warner Klemp.

La herramienta trata cada promesa en el trabajo como un acuerdo, y tiene cuatro movimientos. Primero dejas claro el acuerdo, es decir, dices quién va a hacer qué y para cuándo. Después lo cumples. Si ves que no vas a cumplirlo, lo renegocias con las personas a las que afecta, en cuanto lo sabes. Y cuando un acuerdo se rompe de todos modos, lo arreglas con ellas.

Esta práctica es el tercer movimiento. La herramienta también te dice qué puedes ofrecer cuando renegocias. Puedes mover el plazo o cambiar el alcance, y a veces lo correcto es terminar el acuerdo.

Cuándo usarla

Úsala en cuanto dejes de creer que una fecha se va a sostener. Eso suele pasar mucho antes de que venza el plazo, cuando aparece un bloqueo o la tarea resulta más grande de lo que estimaste.

El mejor lugar es una reunión que el equipo ya tiene, como la reunión semanal del equipo o una reunión uno a uno con tu líder. Si faltan días para la próxima, manda un mensaje hoy.

Solo funciona mientras la fecha todavía está por delante. Una vez que pasó el plazo, lo que queda es asumir el retraso en una frase sencilla.

Cómo usarla

1. Revisa la fecha cada vez que algo cambie. ¿Todavía apostarías por ella?
2. Define una fecha nueva que puedas cumplir. Si una parte del trabajo todavía puede llegar en la fecha original, anótalo también.
3. Avísales a las personas que dependen de eso. Di qué no va a llegar a tiempo y por qué, en una o dos frases, y después da la fecha nueva.
4. Pregunta si la fecha nueva les sirve. Es una renegociación, así que también tienen voz. Este es el paso que la gente se salta.
5. Actualiza el lugar donde está escrito el compromiso, como el tablero del proyecto o la invitación del calendario.

Ejemplo

Una gerente de cuentas le prometió a un cliente una propuesta para el jueves a las 9 de la mañana. En la reunión semanal del equipo, el martes, todavía no tiene los precios de finanzas.

Su acuerdo era claro: una propuesta, para este cliente, para el jueves por la mañana. El martes ya ve que no lo va a cumplir. Por eso el martes es el día para renegociar, mientras el cliente y el equipo todavía tienen dos días para ajustarse. Piensa en lo que puede ofrecer: una fecha posterior o una entrega más chica.

Con la práctica, el equipo elige una opción el martes y el cliente se entera con dos días de anticipación.

Frases que puedes usar

• “Me topé con un bloqueo y no voy a llegar a la entrega de las 4 de la tarde. Lo puedo tener para las 6 de la tarde.”
• “El viernes está en riesgo. El lunes a las 10 de la mañana es un horario que puedo cumplir.”
• “No alcanzo a terminar todo para el jueves. Ese día te paso la primera mitad, y el resto el lunes.”
• “Algo cambió desde que prometí esto. ¿Podemos revisar la fecha?”
• “¿La fecha nueva te sirve, o te complica algo de tu lado?”
• Para un líder, cuando alguien lo hace: “Gracias por avisarme ahora. ¿Qué necesitas para cumplir con la fecha nueva?”

Cómo saber si funcionó

La señal es una decisión tomada en el momento. Alguien elige una de las opciones que ofreciste, o mueve su propio trabajo para que encaje con la fecha nueva. Con el tiempo, el equipo se entera con días de anticipación cuando una fecha se va a retrasar, y los planes se ajustan en la misma reunión en la que llega la noticia.