Renegociação Proativa

O aviso vem com uma data nova que você consegue cumprir. Um atraso faz mais estrago quando chega de surpresa. Quando o time fica sabendo com dois dias de antecedência, dá para remarcar uma reunião ou avisar um cliente. Quando fica sabendo só na hora do prazo, não dá para fazer nada disso. É o mesmo atraso nos dois casos. O que muda é quanto espaço os outros têm para contornar o atraso.

Uma ferramenta que ajuda

Renegociação Proativa é um jeito de agir, e mais de uma ferramenta pode ajudar nisso. Uma que combina bem é a dos “Acordos Impecáveis” (Impeccable Agreements), do Conscious Leadership Group. Ela está em The 15 Commitments of Conscious Leadership, de Jim Dethmer, Diana Chapman e Kaley Warner Klemp.

A ferramenta trata cada promessa no trabalho como um acordo, e tem quatro movimentos. Primeiro, você deixa o acordo claro, ou seja, diz quem vai fazer o quê e até quando. Depois, você cumpre. Se perceber que não vai cumprir, renegocia com as pessoas afetadas assim que souber. E, quando um acordo se rompe mesmo assim, você resolve isso com elas.

Esta prática é o terceiro movimento. A ferramenta também diz o que você pode oferecer quando renegocia. Você pode mudar o prazo ou o escopo, e às vezes a decisão certa é encerrar o acordo.

Quando usar

Use assim que você parar de acreditar que uma data vai se manter. Isso costuma acontecer bem antes do prazo, quando aparece um impedimento ou a tarefa acaba sendo maior do que você estimou.

O melhor lugar é uma reunião que o time já tem, como a reunião semanal do time ou uma reunião individual com a sua liderança. Se ainda faltam dias para a próxima, mande uma mensagem hoje.

Só funciona enquanto a data ainda está pela frente. Depois que o prazo passou, o que resta é assumir o atraso numa frase simples.

Como usar

1. Confira a data toda vez que algo mudar. Você ainda apostaria nela?
2. Defina uma data nova que você consegue cumprir. Se parte do trabalho ainda puder sair na data original, anote isso também.
3. Avise as pessoas que dependem disso. Diga o que não vai ficar pronto e por quê, em uma ou duas frases, e depois dê a data nova.
4. Pergunte se a data nova funciona para elas. É uma renegociação, então elas também têm voz. Este é o passo que as pessoas pulam.
5. Atualize o lugar onde o compromisso está registrado, como o quadro do projeto ou o convite no calendário.

Exemplo

Uma gerente de contas prometeu a um cliente uma proposta até quinta às 9h. Na reunião semanal do time, na terça, ela ainda não tem os preços do financeiro.

O acordo dela era claro: uma proposta, para esse cliente, até quinta de manhã. Na terça, ela já vê que não vai cumprir. Por isso a terça é o dia de renegociar, enquanto o cliente e o time ainda têm dois dias para se ajustar. Ela pensa no que pode oferecer: uma data mais para frente ou uma entrega menor.

Com a prática, o time escolhe uma opção na terça, e o cliente fica sabendo com dois dias de antecedência.

Frases para usar

• “Esbarrei num impedimento e não vou conseguir cumprir o prazo das 16h. Consigo entregar até as 18h.”
• “A sexta está em risco. Segunda às 10h é um horário que eu consigo cumprir.”
• “Não consigo terminar tudo até quinta. Você recebe a primeira metade na quinta e o resto na segunda.”
• “Uma coisa mudou desde que eu prometi isso. A gente pode rever a data?”
• “A data nova funciona para você, ou complica alguma coisa do seu lado?”
• Para um líder, quando alguém faz isso: “Que bom que você avisou agora. Do que você precisa para cumprir a data nova?”

Como saber se funcionou

O sinal é uma decisão tomada na hora. Alguém escolhe uma das opções que você ofereceu, ou muda o próprio trabalho para encaixar na data nova. Com o tempo, o time fica sabendo com dias de antecedência quando uma data vai atrasar, e os planos são ajustados na mesma reunião em que a notícia chega.