Identificación de Riesgos

Muchos problemas dan una señal semanas antes de llegar. Un sistema se vuelve un poco más lento, o un límite se acerca un poco más, y nadie está a cargo de notarlo. Esta práctica mira de qué depende el trabajo y pregunta qué se va a romper si nada cambia. El riesgo recibe un nombre mientras todavía hay tiempo para actuar con calma.

Una herramienta que ayuda

Identificación de Riesgos es un comportamiento, y hay varias formas de practicarlo. Una sencilla es la revisión “¿Y si…?” (What-If), una versión corta de la Técnica Estructurada “¿Y si…?” (Structured What-If Technique), que se usa en seguridad en la industria y en los hospitales.

La técnica es un conjunto guiado de preguntas. Un grupo toma una parte de un sistema a la vez y pregunta qué podría salir mal con ella, con preguntas que siempre empiezan con “¿y si…?”. ¿Y si esto falla? ¿Y si el volumen se duplica? Cada respuesta que preocupa al grupo se anota junto con su consecuencia.

En esta práctica, una pregunta hace casi todo el trabajo: “¿Y si esto sigue como está?” Convierte una tendencia lenta en una fecha, y una fecha es algo en torno a lo cual un equipo puede planificar.

Cuándo usarla

Úsala cuando planificas el próximo trimestre, o cuando notas un número que se mueve en la misma dirección durante semanas. La señal es un pensamiento como “eso se está llenando” o “eso está más lento que antes”.

Sirve para riesgos que se pueden medir, en los sistemas y proveedores de los que depende tu trabajo. Un riesgo con nombre y fecha vale más que una lista larga de preocupaciones.

Cómo usarla

1. Haz una lista de lo que tu trabajo necesita para funcionar, como un sistema o un proveedor.
2. Para cada uno, pregunta: “¿Y si esto sigue como está durante tres meses?” Luego pregunta: “¿Y si se detiene un día?”
3. Elige la respuesta que te preocupa y ponle números. ¿Cuánto queda, y a qué ritmo se está usando?
4. Calcula la fecha en que se convierte en un problema.
5. Llévalo al equipo como una frase del tipo “si…, entonces…”, con un primer paso. Plantear un problema que nadie ve todavía es la parte difícil.

Ejemplo

Una clínica de fisioterapia guarda los expedientes de sus pacientes en un plan de almacenamiento en línea. Quien sube los estudios escaneados es la gerente administrativa.

En diciembre, ella hace las preguntas sobre los sistemas que usa la recepción. ¿Y si el almacenamiento sigue como está? El plan tiene capacidad para 100 GB. La clínica usa 88 GB y suma unos 4 GB al mes, porque cada paciente nuevo trae estudios. Quedan 12 GB, que son tres meses.

La dueña aprueba las dos. En marzo, la clínica usa 61 GB de un plan de 200 GB.

Frases que puedes usar

• “Si nada cambia, ¿cuándo se convierte esto en un problema?”
• “¿Cuánto espacio nos queda, y a qué ritmo lo estamos usando?”
• “Esto no es un problema hoy. Según mis números, lo va a ser en esa fecha.”
• “¿De qué depende nuestro trabajo que nadie está vigilando?”
• “Hay un primer paso que podemos dar mientras todavía sale barato.”
• Para quien lidera, cuando alguien lo hace: “Lo viste venir con meses de anticipación. ¿Qué te hizo mirar ahí?”

Cómo saber si funcionó

El equipo actúa antes de que algo se rompa, y la fecha que señalaste pasa sin ningún incidente. El costo del arreglo es pequeño al lado de lo que habría costado la falla. Con el tiempo, otras personas empiezan a traer riesgos con un número y una fecha.