Muitos problemas dão sinal semanas antes de chegar. Um sistema fica um pouco mais lento, ou um limite fica um pouco mais perto, e ninguém tem a tarefa de reparar. Esta prática olha para aquilo de que o trabalho depende e pergunta o que vai quebrar se nada mudar. O risco ganha nome enquanto ainda há tempo de agir com calma.

Uma ferramenta que ajuda

Identificação de Riscos é um comportamento, e há vários jeitos de praticá-lo. Um jeito simples é a revisão “E Se” (What-If), uma versão curta da Técnica Estruturada “E Se” (Structured What-If Technique), usada em segurança na indústria e em hospitais.

A técnica é um conjunto guiado de perguntas. Um grupo pega uma parte de um sistema por vez e pergunta o que pode dar errado com ela, usando perguntas que sempre começam com “e se”. E se isto falhar? E se o volume dobrar? Cada resposta que preocupa o grupo é anotada junto com a sua consequência.

Nesta prática, uma pergunta faz quase todo o trabalho: “E se isto continuar como está?” Ela transforma uma tendência lenta em uma data, e uma data é algo em torno do qual um time consegue se planejar.

Quando usar

Use quando você planeja o próximo trimestre, ou quando percebe um número indo na mesma direção por semanas. O sinal é um pensamento como “isso está enchendo” ou “isso está mais lento do que era”.

Serve para riscos que dá para medir, nos sistemas e fornecedores de que o seu trabalho depende. Um risco com nome e data vale mais do que uma lista longa de preocupações.

Como usar

  1. Liste aquilo de que o seu trabalho depende, como um sistema ou um fornecedor.
  2. Para cada item, pergunte: “E se isto continuar como está por três meses?” Depois pergunte: “E se isto parar por um dia?”
  3. Escolha a resposta que preocupa você e coloque números nela. Quanto ainda resta, e em que ritmo está sendo usado?
  4. Calcule a data em que isso vira um problema.
  5. Leve ao time como uma frase do tipo “se…, então…”, com um primeiro passo. Levantar um problema que ninguém ainda enxerga é a parte difícil.

Exemplo

Uma clínica de fisioterapia guarda as fichas dos pacientes em um plano de armazenamento online. Quem sobe os exames digitalizados é a gerente administrativa.

Em dezembro, ela faz as perguntas sobre os sistemas que a recepção usa. E se o armazenamento continuar como está? O plano comporta 100 GB. A clínica está usando 88 GB e acrescenta uns 4 GB por mês, já que cada paciente novo traz exames. Sobram 12 GB, o que dá três meses.

O jeito de sempre Ninguém fala do armazenamento até um envio falhar numa manhã cheia.
A prática Na reunião semanal do time: “Se a gente continuar adicionando arquivos nesse ritmo, o armazenamento enche em março e os envios vão parar. O próximo plano custa US$ 20 a mais por mês. Também queria arquivar as fichas dos pacientes que saíram há mais de cinco anos. Posso fazer as duas coisas em janeiro?”

A dona aprova as duas. Em março, a clínica está usando 61 GB de um plano de 200 GB.

Frases para usar

  • “Se nada mudar, quando isso vira um problema?”
  • “Quanto espaço ainda temos, e em que ritmo estamos usando?”
  • “Isso não é um problema hoje. Pelas minhas contas, vai ser naquela data.”
  • “Do que o nosso trabalho depende que ninguém está acompanhando?”
  • “Tem um primeiro passo que a gente pode dar enquanto ainda sai barato.”
  • Para quem lidera, quando alguém faz isso: “Você viu isso chegando com meses de antecedência. O que fez você olhar ali?”

Como saber se funcionou

O time age antes de qualquer coisa quebrar, e a data que você apontou passa sem nenhum incidente. O custo do conserto é pequeno perto do que a falha teria custado. Com o tempo, outras pessoas começam a trazer riscos com um número e uma data.

Numa trilha do Skill Deck sobre Resolução de Problemas, uma pessoa pode escolher esta prática, e as reuniões que ela já tem mostram quando ela a usa.

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